Нинішнього року заборони на масові зібрання значно послабшали. Але восени більшість областей України знову опинилися у «червоній зоні» з посиленими карантинними обмеженнями. Проте люди, які пройшли вакцинацію, зберегли можливість вільно відвідувати будь-які заходи. «Зелена зона» – для тих, у кого є підтверджуючий сертифікат, що дозволяє брати участь в очних зібраннях. Але онлайн-трансляції все ще є актуальними для event-агентств. Поєднання віртуальної та реальної присутності учасників сприяло утворенню нового напрямку в event-індустрії – гібридних заходів.
Гібридні заходи: переваги та недоліки
Формат, що поєднує онлайн та офлайн-присутність, має цілу низку переваг. Саме вони роблять гібридні заходи ключовим напрямком на ринку event-послуг в умовах карантину. Але досвід проведення змішаних зібрань довів їхню корисність і в стабільних ситуаціях.
- Мінімізація можливості зриву
Підготовка масового заходу на кілька сотень чи тисяч людей займає багато часу. А ризик виникнення чергової хвилі пандемії досить високий. Тому зібрання учасників із різних куточків світу або навіть однієї країни може опинитися під загрозою зриву. Гібридні конференції, у такому разі, ідеальний варіант. Вони дозволяють перевести учасників до онлайн-режиму і не скасовувати захід повністю.
- Економія коштів
Змішаний тип івентів несе менші фінансові витрати на організацію і є досить ергономічним. Для проведення будь-якого заходу необхідний відповідний майданчик. Варіантів оренди приміщення на 200 осіб набагато більше (телестудії, лофти, атріуми), ніж на 2000. Відповідно, і ціна за компактні приміщення буде нижчою. Гібридні заходи не вимагають повного заповнення зали, оскільки половина учасників буде на відеозв’язку. Це дозволяє присутнім на майданчику дотримуватись необхідної дистанції.
- Залучення спонсорів
Для заходу з невеликою кількістю гостей важко знайти спонсора. Але наявність віртуальних учасників здатна все змінити. Чим більше охоплення, тим нижча ціна контакту з цільовою аудиторією для спонсора та вигідніша пропозиція.
- Залучення учасників
Гібридний формат дозволяє залучити більше людей. Для участі у заході не потрібно нікуди їхати, достатньо підключитись до трансляції з дому. Технології дозволяють об’єднати віртуальний та фізичний майданчики в єдину систему, де кожен учасник зможе впливати на перебіг подій.
Недоліки гібридних заходів
Головний мінус змішаного формату – можливі неполадки з технікою чи нестабільний зв’язок. Такий захід вимагає перед запуском ретельної перевірки звукової та відеоапаратури. Якщо з боку організаторів все надійно перевірено, не факт, що самі онлайн-глядачі не мають проблем. На щастя, це рідкісні випадки. Сучасні технології та розвиток Інтернет-покриття мінімізують неполадки із трансляцією.
Специфіка та організація гібридних заходів
Гібридний захід не слід перетворювати на нудну конференцію зі статичною картинкою. Він має утримувати увагу учасників. Організаторам необхідно створити захід, що більше схожий на шоу. Змішаний формат дозволяє передати дух та стиль івента завдяки брендуванню майданчика та екрану трансляції.
У змішаному форматі віртуальним учасникам не завжди зручно сидіти перед монітором. Оптимальний час – 2-3 години. Тому довгострокові заходи розтягують у часі, поділяючи їх на кілька трансляцій із поєднанням живого та віртуального спілкування. Наприклад, онлайн-виступи експертів та живі дискусійні зустрічі. Це дозволяє реалізувати багатоденну програму з максимальним рівнем залучення учасників.
Емоційно насичений та однаково корисний для онлайн та офлайн-глядачів івент дозволить залучити нову аудиторію. Тому організаторам потрібно добре продумати, як підтримувати взаємозв’язок між цими групами. Це особливо важливо для освітніх трансляцій чи заходів із метою знайомства учасників.
Серйозна проблема, з якою стикається гібридний формат – нетворкінг. Особливо, коли одні гості присутні на заході особисто, а інші – лише віртуально. Еvent-технології досягли достатнього рівня розвитку, щоб забезпечити повноцінний нетворкінг для всіх учасників. Щоб зробити гібридний захід корисним, потрібний додатковий інструмент. Тут знадобиться програма з функціоналом нетворкінгу, яким користуватимуться як онлайн, так і офлайн-учасники.
Ще одна складність гібридного формату полягає в утриманні залученої реальної та віртуальної аудиторій. Якщо перша група перебуває у гущавині подій, то друга — у позиції спостерігача. Важливо знайти баланс у взаємодії всіх учасників. Онлайн-глядачі не повинні почуватися обділеними. Наприклад, їм можна демонструвати трохи бекстейджа або короткі інтерв’ю із зірковими гостями, поки «жива» аудиторія йде на кава-брейк.
Перспективи розвитку гібридних івентів у 2022 році
Якщо у 2022 році загроза Covid-19 остаточно піде, більшість учасників захочуть зустрітися у реальному світі. Адже живе спілкування емоційніше, ніж віртуальне. Але гібридні заходи вже встигли зарекомендувати себе як ефективний засіб, наприклад, для розширення аудиторії. Тому event-агентства активно використовуватимуть цей формат надалі.
Пандемія негативно позначилася на бажанні людей збиратися великими групами. Найімовірніше, така тенденція збережеться і наступного року. До того ж, не всі можуть відкласти свої обов’язки та залишити домівку, щоб виїхати на кілька днів на конференцію. А можливість віртуальної присутності з більшою ймовірністю підштовхне їх до участі у події.
Гібридна модель організації заходів стане ключовим напрямком на ринку подій у 2022 році. Еvent-послуги в інноваційному форматі будуть користуватся попитом, адже вони ведуть галузь івентів шляхом технологічної еволюції.
Автор: Олексій Акімов, CEO event agency Ideals Secrets, Partner & CCO marketing company Superheroes.ua
Джерело: Sostav.ua
